เทคนิคการบริหารอาคาร ฉบับการรับมือกับปัญหา

     ว่าด้วยเรื่องของ "การบริหารอาคารชุด" หากสอบถามทีมงานที่อยู่ในกลุ่มงานบริหารอาคาร มักจะเจอกับปัญหาหลากหลาย ครั้งนี้จึงเป็นการนำเสนอเทคนิคการบริหารอาคาร เพื่อให้งานบริหารนั้นง่ายขึ้น รวบรวมมาให้แล้ว สำหรับทีมบริหารอาคารโดยเฉพาะ 

 

  1. รู้กฎหมายพื้นฐานในการบริหารอาคาร

     ก่อนอื่นเลยที่ทีมบริหารอาคารต้องรู้ก็คือกฎหมาย การบริหารอาคาร ไม่จำเป็นต้องท่องจำได้หมดทุกข้อ แต่ควรรู้ข้อที่เป็นเรื่องพื้นฐาน ที่สำคัญหากมีพนักงานหรือผู้ร่วมทีมงานหน้าใหม่เข้ามา จะต้องอบรมเรื่องนี้ให้รับทราบโดยทั่วกัน เมื่อรู้กฎหมายพื้นฐานก็จะช่วยให้การดำเนินงานนั้นง่ายขึ้น ที่สำคัญในกรณีที่มีปัญหาเกิดขึ้นระหว่างบุคคลทั่วไปกับทีมบริหารอาคาร หากรู้กฎหมายพื้นฐานก็จะช่วยให้สามารถอธิบายให้กับคู่กรณีได้อย่างตรงประเด็น

 

  2. ตั้งกฎ และ ข้อบังคับเพื่อให้ผู้อาศัยปฏิบัติร่วมกัน

     ไม่ว่าอาคารนั้นจะเป็นรูปแบบไหน อาจจะเป็นอาคารชุด โรงเรียน สถานราชการต่างๆ โรงพยาบาล ออฟฟิศสำนักงานหรือแม้แต่คอนโดมิเนียม การตั้งกฎและข้อบังคับจำเป็นอย่างมาก เพื่อการอยู่ร่วมกันในสังคมอย่างปกติสุข โดยกฎระเบียบแต่ละแห่งไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน สามารถตั้งกฎได้ตามความเหมาะสมของพื้นฐานและจริตของผู้ที่อยู่ร่วมกันในพื้นที่นั้นๆ อาจจะมีการประชุมกันก่อนเพื่อรับทราบถึงปัญหา และเปิดให้โหวตร่วมกัน เพื่อเป็นการช่วยกันออกกฎระเบียบ ซึ่งผ่านการเห็นชอบจากคนในอาคารนั้นๆ แล้ว

  3. จัดสรรงบประมาณสำรอง

     ในเรื่องของงบประมาณสำคัญมาก นอกจากต้องจัดสรรให้ลงตัวแล้ว ยังต้องจัดสรรงบประมาณสำรองเอาไว้ด้วย เพื่อแก้ปัญหาได้ทันท่วงที เช่น การซ่อมแซมในกรณีชำรุดเสียหาย รวมถึงการดำเนินการต่างๆ กรณีฉุกเฉิน เป็นต้น โดยงบประมาณสำรองก็ควรมีเพียงพอ เผื่อเหลือเผื่อขาดเอาไว้ในปริมาณที่เหมาะสม

 

  4. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

     สิ่งสำคัญที่ทีมบริหารอาคารต้องมีก็คือทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการสื่อสารในภาวะที่กำลังประสบปัญหา ทีมงานผู้บริหารอาคารจะต้องวิเคราะห์สถานการณ์เป็นและรู้ว่าควรเลือกวิธีการสื่อสารแบบใด (การพูด, การออกหนังสือประกาศ, การโพสต์ลง Social media ฯลฯ) อีกทั้งยังต้องรู้ว่าจะสื่อสารด้วยข้อความใด ประเด็นหลักอยู่ตรงไหน เป็นต้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะช่วยแก้ไขปัญหาได้ในระดับหนึ่ง ซึ่งถือเป็นส่วนที่สำคัญมากเหมือนกัน กับการรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้น

  5. มีทักษะการไกล่เกลี่ย

     ส่วนนี้มุ่งเน้นไปในทีมผู้บริหารอาคารประเภทที่อยู่อาศัยอย่างอาคารชุดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นคอนโดมิเนียม อพาร์ตเมนท์ หอพัก ฯลฯ ทักษะการไกล่เกลี่ยสำคัญมาก เมื่อเกิดปัญหาที่ลูกบ้านหรือผู้อยู่อาศัยมีกรณีขักแย้งระหว่างผู้อยู่อาศัยด้วยกันเอง ผู้บริหารอาคารย่อมมีส่วนเกี่ยวข้องในการจัดการกับปัญหาเหล่านี้ โดยเฉพาะเมื่อลูกบ้านร้องเรียนไปยังผู้บริหารอาคาร สิ่งที่ควรมีคือทักษะการไกล่เกลี่ย ไม่เข้าข้างฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง แม้ปัญหานั้นจะมีผู้ที่กระทำผิดก็ตาม 

     ควรเจรจาด้วยเหตุผล และต้องไกล่เกลี่ยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจกัน หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่แสดงออกว่าเข้าข้างฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง หรือการยุแยงให้ยิ่งเกิดการทะเลาะวิวาทกัน ควรชี้แจงด้วยเหตุผลและอ้างอิงข้อกฎหมายรวมถึงกฎระเบียบของอาคารตามที่ตั้งไว้ เพื่อความเป็นธรรมของทั้งสองฝ่าย 

 

  6. มาตรการเด็ดขาด

     ผู้บริหารอาคารควรมีมาตรการที่เด็ดขาด และปฏิบัติตามข้อบังคับเหล่านั้นอย่างเคร่งครัด ที่ผ่านมาพบว่าส่วนหนึ่งของปัญหาเกิดจากทีมผู้บริหารอาคารไม่เด็ดขาดพอ มีการอลุ่มอล่วยจนกลายเป็นข้ออ้างให้ผู้ฝ่าฝืนกฎรายต่อๆ ไป อ้างอิงว่ารายนั้นทำได้ ตนเองก็ต้องทำได้เช่นกัน ยิ่งทำให้ปัญหาเรื้อรังไปเรื่อยๆ ไม่รู้จบ ดังนั้นควรบังคับใช้มาตรการเด็ดขาด เพื่อให้การปฏิบัติตนในอาคารนั้นเป็นไปในทิศทางเดียวกัน เคารพกฎซึ่งกันและกัน ไม่ละเมิดสิทธิของบุคคลอื่น

  7. ประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

     ทีมผู้บริหารอาคารควรรู้จักประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นเอาไว้ล่วงหน้า เพื่อรับมือกับปัญหาได้อย่างทันท่วงที หรือมีมาตรการป้องกันที่เหมาะสม หากผู้บริหารอาคารขาดส่วนนี้ จะทำให้ไม่สามารถรับมือกับปัญหาได้ทันการ และการแก้ไขปัญหาก็จะยากยิ่งขึ้น อย่างเช่นการประเมินสถานการณ์ว่าอาจเกิดอุทกภัย และเตรียมแผนตั้งรับเอาไว้ก่อนล่วงหน้า หรือประเมินว่าโดยรอบอาคารจะมีความเสี่ยงปัญหาโรคระบาด และเตรียมมาตรการจำกัดคนเข้า-ออกอาคารเอาไว้ก่อน เป็นต้น

     หากไม่มีการประเมินสถานการณ์แล้วค่อยแก้ปัญหาหลังจากปัญหาเกิดขึ้นแล้ว จะทำให้การแก้ปัญหานั้นยากยิ่งขึ้น เพราะไม่มีการเตรียมตัว ไม่มีการแจ้งผู้ที่อยู่ในอาคารให้ได้รับทราบก่อนเกิดเหตุ ไม่มีใครเตรียมตัวหรือป้องกันเหตุที่จะเกิดขึ้น อาจเกิดอันตรายต่อชีวิตและทรัพย์สินได้สูงกว่าการเตรียมตั้งรับเอาไว้ล่วงหน้า แนะนำให้ผู้บริหารอาคารติดตามข่าวสารอย่างต่อเนื่อง เพื่อประเมินสถานการณ์แบบวันต่อวัน หรือคอยสังเกตสถานการณ์โดยรอบอาคารอยู่เสมอ เหล่านี้ล้วนช่วยประเมินสถานการณ์ได้

 

  8. หมั่นสำรวจอาคารอยู่เสมอ

     ผู้บริหารอาคารควรหมั่นสำรวจความเรียบร้อยของอาคาร ไม่ว่าจะเป็นสภาพเบื้องต้นของอาคาร หรือแม้แต่พฤติกรรมการอยู่อาศัยหรือการใช้สถานที่ภายในอาคารของบุคคลต่างๆ แก้ไขปัญหาได้ทันเวลา เช่น การสำรวจว่าอาคารมีสัญญาณความชำรุดเสียหายเกิดขึ้น มีรอยร้าว หรือโครงสร้างอาคารมีความเปลี่ยนแปลง เสาเอียง ราวบันไดหลวม และอื่นๆ หากหมั่นสำรวจจะได้เห็นสัญญาณเหล่านั้นและทำการสั่งซ่อมทันที อาจช่วยป้องกันความเสียหายครั้งใหญ่ได้ 

     หรือแม้แต่การสำรวจพฤติกรรมของคนภายในอาคาร ก็ช่วยป้องกันเหตุร้ายได้ กรณีมีบุคคภายนอกแปลกปลอมเข้ามา ซึ่งอาจเป็นผู้ร้าย มิจฉาชีพ ผู้ก่อการร้าย เป็นต้น หากสำรวจและพบเห็นก่อน พร้อมทั้งเฝ้าระวัง ก็จะช่วยป้องกันภัยได้

     ทั้งหมดนี้ก็เป็นเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ สำหรับการบริหารอาคารเพื่อรับมือกับปัญหาได้อย่างทันท่วงที สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ผู้บริหารอาคารจำเป็นต้องมีและต้องรู้ไว้ ซึ่งสามารถป้องกันปัญหาได้ในระยะยาว ทั้งนี้ทั้งนั้นการทำงานจะต้องมีความยืดหยุ่นอยู่เสมอ ต้องปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์อยู่ตลอดเวลาด้วย